Para conseguir realizar todas las tareas programadas, ser útil en la empresa y obtener los mejores resultados al finalizar el día, es necesario saber organizar y gestionar el tiempo.

Una tarea que puede ser complicada si no se conocen las técnicas necesarias o si caemos en el error de pensar que no tenemos tiempo para organizarnos.

La productividad de una empresa es un tema que repercute a todos los empleados y su mala organización puede acabar con bajas innecesarias por estrés o depresión. Ser un buen empleado no significa que debamos echar más horas para finalizar el trabajo pendiente, ni tampoco que debas asumir más carga laboral.

Si eres un desastre organizando tus tareas y no das abasto con tu jornada laboral de 8 horas, no te pierdas estos consejos prácticos para organizar y gestionar el tiempo de trabajo.

¿Cómo organizar y gestionar el tiempo en la empresa?

#1. Prioriza las tareas urgentes

Comienza el día haciendo un listado de las 5 tareas que debes hacer y completar a lo largo del día. Organiza tu listado priorizando las tareas urgentes y dejando para el final, aquellas que son más rápidas de hacer, más divertidas o que te cuestan menos trabajo.

Es importante saber diferenciar entre las tareas urgentes y aquellas que no requieren ser resultas inmediatamente. No pongas en tu listado más de 5 acciones, ya que es posible que a lo largo del día esta lista aumente y debas aplazar algunos trabajos para sacar adelante los nuevos.

Tacha o marca en verde las tareas completadas y pon en amarillo, aquellas que debes posponer para el día siguiente. Establece la misma rutina cada día, sigue la misma distribución de tareas a la semana y dedica unos minutos a comprobar lo productivo que has sido.

Disponer de una agenda personalizada con tus citas programadas, entregas o reuniones es fundamental para organizar tu día a día, hacer tu lista diaria y tener una proyección futura de los trabajos que debes ir desarrollando.

#2. Reduce las tareas repetitivas

En todo puesto de trabajo es fácil encontrar tareas repetitivas que entorpecen el avance del proyecto y que ocupan tiempo. Este tipo de tareas suelen dar más pereza debido a que han perdido su originalidad o porque requieren de grandes lecturas o documentarse previamente para completarlas.

Lo mejor es dejar este tipo de tareas para el inicio de semana o para el viernes.

Enumera cuáles son, qué día vas a dedicarle y cómo conseguir que estas tareas sean más amenas.

Para ello, puedes buscar información sobre plantillas de trabajo para tus documentos en Word o Excel, automatización de tareas en empresas o plataformas online gratuitas que dan ayuda al empresario.

#3. Aprende a delegar

Uno de los principales errores que cometemos en la empres es pensar que sólo nosotros podemos hacer el trabajo, sobrecargarnos de proyectos y no confiar en el compañero para echarnos una mano.

Aprender a delegar es importante si quieres empezar a organizar y gestionar el tiempo de trabajo.

Seguro que existen algunas tareas importantes que puedes atribuir a otros compañeros, conseguir que se especialicen y poder tomar el mando en otras acciones que sí necesitan de tus propios conocimientos y experiencia.

Traza un organigrama de responsables y tareas comunes, piensa en qué trabajos puedes ser más competitivo y define tu potencial. El resto de tareas que asumes, pueden ser fácilmente resueltas por otra persona. ¡Seguro!

Tómate tus minutos de pausa, no te distraigas en exceso con las nuevas tecnologías, da ciertos paseos o levántate cada dos horas, y sobre todo, dedica un tiempo a organizar tu tiempo.

Será pan comido.